Die 8 Phasen des Softwarewechsels
auf einen Blick

So gelingt der Wechselprozess

Der Wechsel zu einer neuen Immobilienverwaltungssoftware bedeutet für jedes Unternehmen eine Reihe von Herausforderungen. Da es sich um kein kleines Unterfangen handelt, sind die Zweifel oft groß. Doch wie in vielen anderen Bereichen auch, sorgt eine seriöse Planung mithilfe eines erfahrenen Softwarepartners dafür, dass Sie vermeidbare Risiken praktisch ausschließen können.

Als kundenorientiertes Dienstleistungsunternehmen bietet Ihnen Spacewell Germany eine Reihe von Services, die Ihren Softwarewechsel so reibungslos wie möglich gestalten. Von der fundierten Planung über individuell zugeschnittene Konzeptionen bis hin zu einem transparenten und strukturierten Wechselprozess kümmert sich Spacewell Germany ganzheitlich um Ihre ERP-Einführung. Einer unserer Consultants wird Sie während des gesamten Projekts kompetent begleiten. Verschaffen Sie sich hier vorab einen genauen Eindruck vom Wechselprozess zu iX-Haus.

Vorbereitung
Installation
Workshop
Einrichtung
Daten­übernahme
Testbetrieb & Schulung
Go-Live
Betrieb

Phase 1: Vorlauf/Vorbereitung der Software-Einführung

Zunächst geht es darum, Ihre Anforderungen zu ermitteln und Projektziele festzulegen. Sie analysieren, welche Aufgaben und Arbeitsprozesse die Software abbilden soll und wie die diesbezüglichen Prioritäten aussehen. Bei der Festlegung notwendiger Prozesse definieren wir eine Grundstruktur, die zu einer belastbaren Aussage über das letztendliche System führt. Berücksichtigt werden dabei Erweiterungsmodule, Partnerlösungen, Sonderprogrammierungen und der Umfang der Dienstleistung. Ebenso gilt es, technische Voraussetzungen zu schaffen und die benötigte Hardware vorzubereiten.

Zeitrahmen: ca. 2 Monate

TIPP

Phase 2: Installation 

Nachdem Ihre Hardware vorbereitet ist, installieren unsere Techniker das ERP-System auf der dafür vorgesehenen IT-Infrastruktur. Hierbei handelt es sich zunächst um eine “leere” Softwareumgebung, Ihre Daten werden in einem späteren Schritt übertragen.

Zeitrahmen: ca. 1 Woche 

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Phase 3: Organisationsworkshop 

Sobald die Software installiert ist, besprechen wir gemeinsam mit Ihnen die weiteren Schritte und Details im Rahmen unseres Organisationsworkshops. Dieser bildet die Basis für die individuelle Einrichtung Ihrer Softwarelösung. Wir schauen gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Schwerpunkte und die sich daraus ergebenden Arbeitsabläufe. Anhand dessen definieren wir die konkreten zu erfüllenden Anforderungen im Detail. Das Protokoll des Workshops dient als Grundlage für die weitere Projektarbeit und umfasst den Schulungsplan sowie benötigte Systemkonfigurationen. Die Entscheidung, ob der Workshop bei Ihnen vor Ort oder in unseren Schulungsräumen stattfindet, bleibt Ihnen überlassen.

Zeitrahmen: ca. 1-5 Tage

TIPP

Phase 4: Grundeinrichtung

Nun passen wir die Programmstruktur, samt der implementierten Module, im Hinblick auf Prozessoptimierung an Ihre Unternehmensanforderungen an. Da die Standardeinstellungen einer Software oft nicht passgenau für spezifische Bedürfnisse sind, bedarf es einer individuellen Konfiguration. Wichtige Punkte sind dabei die Einrichtung der Prozesse, Benutzerberechtigungen, Rollen und Kontenrahmen. Sofern notwendig und beauftragt, übernimmt Spacewell Germany Programmierungen für zusätzliche Funktionen oder Schnittstellen. So erhalten Sie eine für Ihr Immobilienunternehmen maßgeschneiderte Software.

Zeitrahmen: ca. 1-2 Wochen

TIPP

Phase 5: Datenübernahme

Ihre Daten überführen wir mithilfe integrierter Module und Prüfprozesse aus Ihren Excel-Tabellen oder Ihrer zuvor eingesetzten Softwarelösung. Wir legen dabei größten Wert auf Datensicherheit. Alle übernommenen Inhalte gelangen nach intensiver Prüfung durch unsere Import-Tools auf Excel Basis in iX-Haus – eine händische Datenübernahme ist nicht notwendig.

Zeitrahmen: ca. 1-12 Wochen

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Phase 6: Testbetrieb und Schulungen 

Vor der finalen Inbetriebnahme simulieren Sie Ihre alltäglichen Unternehmensprozesse im Rahmen eines Testlaufs – alles in Abstimmung mit unseren Experten. Wir importieren dazu Ihre Unternehmensdaten und prüfen damit alle von der Software abgedeckten Prozesse. Zudem schulen wir Ihre Mitarbeiter eingehend im Umgang mit der neuen Immobiliensoftware. Die Schulungsinhalte ergeben sich sowohl aus den Kernprozessen Ihres Unternehmens als auch aus dem Kenntnisstand der Nutzer. Auch der Umfang der Software spielt eine Rolle. Besagte Parameter führen gemeinsam mit den Ergebnissen des Workshops zu einem individuellen Schulungsplan für Sie und Ihre Mitarbeiter. Die Trainings sind so konzipiert, dass Sie Ihr neues Wissen direkt in die Praxis umsetzen können. Optimale Lernbedingungen finden Sie in unserem Schulungscenter in Ratingen – wir führen die Veranstaltungen aber auch gerne bei Ihnen vor Ort durch.

Zeitrahmen: ca. 4-10 Wochen

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Phase 7: Produktivstart der Software 

Nach umfangreichen Tests und Schulungen folgt der Produktivstart Ihres neuen ERP-Systems. Dabei ist Training von Mitarbeitern on-the-job wichtig, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten

Zeitrahmen: ca. 2-8 Wochen

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Phase 8: Betrieb

Im Betrieb können Sie schließlich die vielen Möglichkeiten und Vorteile von iX-Haus für das Immobilienmanagement nutzen. Auch hier begleitet Sie Ihr Softwarepartner. Da die Software jederzeit anpassbar und erweiterbar ist, können Sie geänderte Anforderungen umgehend über die Software abbilden, wofür sich je nach Umfang weitere Workshops und Schulungen anbieten. Zusätzliche Schnittstellen, Sonderprogrammierungen oder veränderte Prozessabläufe sind Beispiele dafür.

Zeitrahmen: Laufend

TIPP
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Nehmen Sie sich genügend Zeit, um ein fundiertes Anforderungsprofil zu erstellen – das kommt dem späteren Produktivbetrieb zugute. Je nach Anforderungsprofil ist es außerdem sinnvoll, Mitarbeiter aus verschiedenen Fachabteilungen Ihres Unternehmens zu beteiligen, da nur sie ihre täglichen Arbeitsschritte genau kennen. Nutzen Sie die Chance auf wertvollen Input. Zudem sollten Sie direkt zu Beginn einen Projektleiter bestimmen, der den Softwarewechsel von Anfang bis Ende steuert.

TIPP:
TIPP:
  • Der Organisationsworkshop legt die Weichen für Ihre zukünftige Arbeit mit iX-Haus und den dazugehörigen Partnerlösungen. Überlegen sie daher genau, welche Mitarbeiter teilnehmen sollten. Neben der Projektleitung empfiehlt sich Personal aus der Stammdatenpflege, des Rechnungswesens, der Betriebskostenabrechnung und der Prozessabläufe. Je nach Schwerpunkt können auch Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sinnvoll sein.
  • Für den Erfolg des Workshops ist es wichtig, zu Beginn so viele Daten Ihres Unternehmens wie möglich zu erfassen. Schriftliche Unterlagen wie Mietverträge zählen ebenso dazu wie Kataloge (u. a. Mietbestandteile), Buchhaltungsinformationen (u. a. Mandantenstruktur) und Organisationsstrukturen (u. a. Hierarchie der Belegschaft). Ergreifen Sie außerdem die Gelegenheit, den Softwarewechsel für zusätzliche Prozessoptimierungen zu nutzen.
TIPP:
TIPP:

Nutzen Sie die Chance, in diesem Kontext Ihre Stammdaten neu und effizienter zu strukturieren. Unsere Experten stehen Ihnen dazu gerne mit Rat und Tat zur Seite.

TIPP:

Die Schulungen sollten zeitlich nahe am Produktivstart liegen – so können Ihre Mitarbeiter ihr erworbenes Wissen schnell anwenden und bleiben im „Flow“. Sechs Teilnehmer gelten als ideale Anzahl für eine Schulung, um effizientes Lernen zu gewährleisten. Zudem kann der zuständige Consultant auf individuelle Fragen der Anwender eingehen.

TIPP:

Planen Sie ausreichend Tage für Training-on-the-job ein.

TIPP:

Nutzen Sie Service und Consulting Ihres Softwarepartners auch nach dem Produktivstart. Durch Dienstleistungen wie Update-Schulungen oder die Einführung neuer Module bleiben Sie kontinuierlich auf dem Laufenden.

Sie wollen wissen, wie der Wechsel zu iX-Haus in Ihrem konkreten Fall aussehen könnte? Unsere Experten beraten Sie individuell in unserem Wechsel-Check.
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5 Tipps für einen erfolgreichen Softwarewechsel

  • Einführung des ERP-Systems umfassend planen

  • Genug Zeit einkalkulieren, um vermeidbaren Fehlern vorzubeugen

  • Mitarbeiter aus IT und Fachabteilungen frühzeitig einbinden, um Vertrauen und Akzeptanz zu schaffen sowie gemeinsam Prozesse zu definieren

  • Der Einführung des ERP-Systems einen hohen Stellenwert einräumen

  • Einen geeigneten, kompetenten Projektleiter auswählen

Ihr Wechsel zu iX-Haus